La carga administrativa en la atención médica nunca ha sido mayor. Es uno de los principales factores de agotamiento del médico, según el New York Times. La revista International Journal of Health Services informa que los médicos están pasando una sexta parte de su tiempo en tareas administrativas y eso está reduciendo su satisfacción laboral. Una parte importante de estas tareas administrativas se asocia con el ciclo de ingresos de un consultorio.
En todo el sistema de atención médica de Estados Unidos, las ineficiencias administrativas asociadas con la facturación y actividades relacionadas con los seguros pueden estar costando al sistema hasta USD 183.000 millones al año. La mayoría de estos costos administrativos son el resultado de actividades redundantes o ineficientes realizadas en todo el ecosistema de facturación y de seguros. Según una investigación realizada por James G. Kahn, MD de la Universidad de California, estas ineficiencias surgen como resultado de la complejidad, la variación y la fricción dentro del ecosistema.
Los estudios han demostrado que los costos administrativos de las actividades relacionadas con el ciclo de ingresos representan el 13 % de los ingresos de un consultorio médico y el 8,5 % de los ingresos de un hospital. ¿Cuánto le cuestan las ineficiencias en su ciclo de ingresos a su consultorio? ¿A qué cantidad en dólares equivaldría el 13 % de sus ingresos?
Esto probablemente no sea una sorpresa para usted. Usted sabe que la administración del ciclo de ingresos es compleja. Sabe que hay un alto nivel de variación en los requisitos y reembolsos que ha negociado con cada pagador. La complejidad y la variación a menudo conducen a una disminución en la rapidez con la que se le paga y en la cantidad que recibe; en otras palabras, causan fricción.
La fricción incluye obstáculos para el pago, como autorizaciones previas, restricciones del formulario, denegaciones de reclamaciones que, en última instancia, se aprueban; y la recepción inicial de un pago parcial, pagos insuficientes o ningún pago por los servicios. Cuando piense en cómo mejorar la eficacia de su ciclo de ingresos, abordar la fricción es un punto de inicio.
¿Qué puede hacer para empezar a reducir la fricción presente en su ciclo de ingresos?
Advisory Board recomienda realizar un cambio estratégico: Invierta en su equipo del ciclo de ingresos como un activo estratégico fundamental. Para posicionar la función del ciclo de ingresos como una prioridad estratégica, puede llevar a cabo una o todas estas cuatro iniciativas:
La integración del equipo del ciclo de ingresos en el flujo de trabajo de sus médicos puede mejorar la eficacia de su ciclo de ingresos, ya que reduce el tiempo y la mano de obra que se dedican a enviar las reclamaciones. Normalmente, el equipo del ciclo de ingresos recibe la documentación de la consulta del paciente después de que esta tuvo lugar. A menudo, el equipo del ciclo de ingresos debe dedicar tiempo adicional a buscar aclaraciones y correcciones del equipo de atención. The Institute of Medicine's Roundtable on Evidence-Based Medicine publicó un estudio que encontró que, en promedio, los médicos dedican 3,8 horas por semana (el equivalente de USD 88.855¹) a interactuar con los pagadores. ¿Cuánto tiempo dedica su personal a la solicitud de documentación de codificación? ¿Cuánto le cuesta esto a su consultorio?
Piense en cada punto durante la consulta del paciente que implica documentación para fines de facturación. Evalúe cada punto para determinar dónde se archiva la documentación de forma incompleta o incorrecta. Su equipo del ciclo de ingresos puede proporcionar capacitación sobre los puntos que causan problemas con más frecuencia. También puede hacer que los miembros del equipo del ciclo de ingresos se comuniquen con los médicos durante la consulta del paciente para garantizar su integridad y precisión.
Esto puede reducir la cantidad de reclamaciones que se envían de vuelta al equipo de atención médica para aclaraciones o finalización, y puede reducir la cantidad de reclamaciones que se rechazan inicialmente, pero que el pagador aprueba en última instancia. Advisory Board informa que un sistema de salud pudo obtener USD 30 millones en ingresos nuevos mediante la integración de su equipo de ciclo de ingresos con su equipo de atención.
Si la carga administrativa de la facturación y los cobros es demasiado alta para ejecutarse de forma interna, considere la posibilidad de contratar expertos en administración del ciclo de ingresos. El uso de una empresa de administración del ciclo de ingresos reduce directamente el tiempo que su personal dedica a la facturación y los cobros. Esto puede permitirle ya sea redistribuir a su gente en actividades que generen ingresos o reducir el personal. Y agranda su consultorio, su empresa de administración del ciclo de ingresos crecerá con usted: ya no tendrá la responsabilidad de adaptarse al cambio en cuanto a necesidades de personal para esta función.
Además de aliviar la carga administrativa, Becker's señala que recibirá beneficios adicionales que pueden ayudar a maximizar la eficacia de su ciclo de ingresos. Las empresas de administración del ciclo de ingresos llevarán a cabo evaluaciones rutinarias del rendimiento de su ciclo de ingresos para identificar áreas de mejora y garantizar que se cumplan sus objetivos. Lo ayudarán a asegurarse de que sus operaciones clínicas estén alineadas con sus finanzas; por ejemplo, se asegurarán de que se le reembolse por la vacuna contra la gripe que aplicó. Esto le permite mejorar de forma proactiva la eficacia de su ciclo de ingresos. Su empresa de administración del ciclo de ingresos también realizará un seguimiento de los cambios en las reglas de codificación y facturación. Esto garantiza que su práctica no experimentará denegaciones innecesarias ni retrasos en los pagos.
Otra fuente de fricción es el cobro de los pagos de sus pacientes. Para aliviar esto, busque maneras de hacer más fácil que los pacientes le paguen.
Las facturas médicas son notoriamente complejas. De hecho, un estudio de Advisory Board encontró que el 70 % de los pacientes informaron que sus facturas médicas pendientes los confundían "a veces" o "siempre". Considere rediseñar la manera en que se ven sus facturas para hacerlas más fáciles de entender y para que incluyan términos en lenguaje sencillo.
También es importante considerar qué tan fácil es para sus pacientes pagarle. ¿Tiene un proveedor de pagos en línea? En esta era digital, los pacientes quieren poder pagar en línea, igual que lo hacen por otras compras. Siete de cada 10 pacientes prefieren los métodos de pago electrónico a la facturación en papel, según Revenue Cycle Intelligence.
"En muchos casos, es más fácil, especialmente para pacientes orientados a la tecnología, recibir una factura electrónica, conectarse a Internet, ver lo que deben, ver por qué deben esa cantidad, a qué consulta corresponde, y pagar con tarjeta de crédito en lugar de tener que enviar un cheque por correo". - David Claim, Athena Research
"En muchos casos, es más fácil, especialmente para pacientes orientados a la tecnología, recibir una factura electrónica, conectarse a Internet, ver lo que deben, ver por qué deben esa cantidad, a qué consulta corresponde, y pagar con tarjeta de crédito en lugar de tener que enviar un cheque por correo".
- David Claim, Athena Research
¿Tiene opciones de financiamiento? El Informe del 2018 de la Reserva Federal sobre el bienestar económico de los hogares estadounidenses establece que el 27 % de los hogares tendría que vender algo o pedir prestado dinero para cubrir un gasto inesperado de USD 400, y el 12 % de los hogares no podría cubrir el gasto en absoluto. Las opciones de financiamiento pueden ayudar a sus pacientes a cumplir plenamente con sus obligaciones financieras.
Afortunadamente, la investigación de McKinsey reveló que la mayoría de los pacientes están dispuestos a pagar sus facturas médicas, y pueden hacerlo. Hacer que las facturas sean más fáciles de leer y de saldar puede permitirles pagar, y usted mejorará su tasa de cobro.
Con frecuencia, se considera que los pagadores y los proveedores de servicios tienen prioridades opuestas: los pagadores quieren reducir los pagos y los proveedores quieren maximizarlos. Sin embargo, hay un área en la que ambos comparten un objetivo común: reducir el tiempo administrativo y los gastos asociados con las reclamaciones. Cualquier tiempo dedicado a disputar reclamaciones que terminan por aprobarse es tiempo y dinero desperdiciado por ambas partes. Advisory Board informa que los costos administrativos asociados con la apelación de denegaciones alcanzaron los USD 6000 millones en Estados Unidos en el 2017.
Un sistema de salud redujo la carga administrativa buscando patrones en las negaciones que finalmente se aprobaban y renegoció el proceso con el pagador. Si auditara las reclamaciones que inicialmente se denegaron, pero que terminaron por aprobarse, ¿qué encontraría? Este sistema de salud en particular encontró que una falta de autorización previa era lo que estaba causando la denegación. Para evitar esa situación, permitieron al pagador autorizar procedimientos en tiempo real, lo que redujo la cantidad de denegaciones.
Busque otras áreas en las que pueda compartir objetivos con los pagadores. ¿Qué otros procesos se pueden mejorar para beneficio de ambos?
A medida que piensa en las posibles áreas de mejora de su consultorio, es esencial que las ponga en el contexto de su trabajo. ¿Qué iniciativa tiene más potencial para mejorar la eficacia de su ciclo de ingresos? ¿Qué inversión se requiere para realzar esa iniciativa? ¿Qué cree que tendrá el mayor impacto en sus resultados?
Los proveedores de servicios médicos enfrentan desafíos por todas partes: pacientes, pagadores, gobierno, empleadores. Convertir su ciclo de ingresos en una función estratégica puede ayudarlo a poner su consultorio en el camino hacia una mejor rentabilidad y un aumento en la eficiencia operativa.